効率的に大量発送する方法は？
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- この記事を読むとわかること
- １、通知文を５０人（５０団体）送ることになった！
- ２、「差し込み印刷 やり方」でネット検索
- ３、やり方を何度も見ながら実際にやってみた
- ４、封筒の宛名書きも差し込み印刷した
- ５、封入作業は同僚に協力してもらった
- まとめ
この記事を読むとわかること
たくさんの発送作業がある時、
差し込み印刷をすると、
手間も時間も大幅に省ける。
５０団体分の発送をすることになった
自分の体験をもとに、
どのよう差し込み印刷を習得して実践したかを紹介。
１、通知文を５０人（５０団体）送ることになった！
仕事していると、たくさんの人に発送することがあるだろう。
ある時、通知文を封筒に入れて、関連団体に発送することになった。
その団体の数は、約５０！！
この多さに、終わりが見えない気がして、負担に感じた。
通知文データをメール添付して一斉送信した方が早いだろうと
上司に言ったが、結局、発送することになった…。
でも、「差し込み通知とすると効率的」ということは知っていた。
それを使えば、途方もない手間と時間をかけずに完了するだろうと
期待するしない。
２、「差し込み印刷 やり方」でネット検索
差し込み印刷は何年か前にやったことはあったが、
やり方はすっかり忘れてしまった…。
とりあえず、ネット検索して、
差し込み印刷のやり方が載っているサイトを見てみた。
「差し込みする名称（ナンバー、宛名、氏名、住所など）を
Excelで表にする。」
「Wordで文章をつくる」
「Wordで差し込みたい箇所を選択し、Excelのデータを選択する」
「プレビューでちゃんと差し込めたか確認し、印刷する。」
全体のイメージは浮かんだが、
何となくわかったようなわからないような感じだった。
３、やり方を何度も見ながら実際にやってみた
パソコンで実際に差し込み印刷にチャレンジした。
うまくいかなければマニュアルを見返して、
いろいろ検証しながら、少しづつ進めていく。
そして、無事に差し込みができ、印刷ができた時は、
何とも言えない達成感を味わえる。
４、封筒の宛名書きも差し込み印刷した
無事に通知文を印刷できた。
だが、まだミッションは残っている。
そう、封筒に宛名を書くのだ。
これを約５０団体分の宛名を手書きするのが
さすがに厳しい。
そこで、封筒印刷したことある同僚にお願いし、
封筒印刷用のWordデータ（ひな形）を送ってもらった。
Wordで１からつくるとなると大変である。
それは、郵便番号・住所・氏名・発送日などを書く位置に
うまく印刷できるように調整するのが意外に手間がかかる。
目星をつけてつくってみたが、住所や氏名がズレてしまい、
少し行を下げて印刷して、今度は左に動かして・・・。
このように試行錯誤しながらやれば、いつかうまくいくだろうが、
ひな形があれば、その手間が省ける。
あとは、通知文のと同じ要領で差し込み印刷をする。
とりあえずプリンターに封筒１枚をセットし、
テスト印刷してみよう。
印刷する向きや住所や氏名の位置が合っているかを確認する。
問題なければ、一気に印刷しよう。
５、封入作業は同僚に協力してもらった
印刷ができたら、通知文を封筒に入るサイズに折り、
封筒の中に入れて、封をする。
これは手作業でやるしかない。
同僚何人かで手伝ってもらった。
多い人数でやれば、短時間で封入できた。
こうして、最初は負担に感じていた５０団体分の発送作業だが、
実際にやってみると、比較的スムーズにできた。
差し込み印刷のやり方も習得できたから、なお良かった。
まとめ
「Excelでこんな便利な機能がある。」
こんなふうに知っていたとしても、
実際にやらないとモノにできないことがある。
差し込み印刷というやり方を知らないと、
１枚１枚データを手入力したり、
封筒１枚１枚を手書きするはめになってしまう。
また、差し込み印刷を知っていても
やり方がわからないこともある。
やり方を調べても実践できなければ、
便利な機能が使えない。
調べて試行錯誤しながらやるのなら、
手入力・手書きの方が早くできる場合もある。
でも、一度やり方を習得すれば、
次回以降はスムーズに便利に機能が使えるだろう。
実際に手を動かしながら習得し、
サクサクと仕事を進めよう。
効率的に仕事を進められて残業時間を減らしたり、
なくすことができれば、
自分時間の確保に繋がり、
日々の生活に楽しさを感じる機会が増えるだろう。
